スタートすらすることなくお蔵入りしたコンベンション(2000年5月3日開催予定)のイメージである。削除するのももったいないし、何かの役に立つかもしれないので語録に掲載しておく。このイメージは1999年12月05日に書かれたものである。
1998年05月03日、サンパール荒川(東京都)。主にWWW上で活躍するルーミックファンらの手によって『るーみっく上映会』が開催され、百余人の参加者が『上映会』に集った。その流れを汲むものをまた開催したいという話が持ちあがっている。その概略は、上映をメイン企画とし、その他のいくつかの企画をサブとする構成のコンベンションだ。
『るーみっくイベント企画書』 by kotachanさん
http://village.infoweb.ne.jp/~fwhz3004/kikaku.htm
そこで、この企画書の意向を汲んだコンベンションの計画書サンプルを書いてみた。このサンプルは、あくまで議論の叩き台の為のものである。文中の個人名とその役職などはすべて私案であることを、ここに付記しておく。
なお、あらかじめ『コンベンション運営論』に目を通しておくことを強く推奨する。なぜならば、それに明記されていることのいくつかはこの計画書では省略されているからだ。
『るーみっく文化祭』は仮称であるが、現時点で予定されている企画内容をよく表しているものと思われる。また、既存のコンベンション名との重複も避けられている。
今回のコンベンションは、前回の『上映会』を継承するものであるとした。従って、その目的も前回と同様のものとする。
さて、このコンベンションの目的は「るーみっく作品の啓蒙とファンの交流」である。その為に、第1回『上映会』では「旧ファンの掘り起こし」を手始めの目標としていた。それは十分に成功し、個々たるファンは互いに同志を見出した。多くのファンが現存することを,、ファンたちは互いに実感できた。だが、『上映会』におけるファン同士の交流は「一緒の場で楽しむ」というレベルにとどまった。そこで、今回の目標として「参加者同士の交流を実現すること」を提案する。非ファンに対するるーみっく作品の啓蒙は次回以降の課題とする。
目標を達成するために、具体的な「交流の場」を提供する。そのコンセプトは「ファンなら誰でも気軽に参加できるもの」とする。忘れられがちなことであるが、このコンセプトにおいては「ライトなファンがヘビーな企画に近寄れない」ことだけでなく「ヘビーなファンはライトな企画に遠慮してしまう」ことも考慮されなければならない。カルタ会などでも「私は見学してる」というファンが実際に存在するのを思いかべれば分かりやすい。見学者ばかりの中では小中学生のファンらも気軽には参加しづらいだろうことを考えなければならない。
全てのファンが何らかの形で参加しやすい場を提供するならば、ある程度のすみわけが有効だ。もちろん、まだアニメ化されていない『犬夜叉』のファンが参加できる企画も用意しなくてはならない。
そこで今回のコンベンションは2部構成とする。第1部では、いくつかのエリアに分散し「ゲーム(クイズやカルタなど)」「グッズ展示」「シンポジウム」「同人誌即売会」「ネット体験コーナー」などの複数のサブ企画を並列で行う。これらのサブ企画は全体としてほぼ全てのファンを受け入れられるようなものにする。一般参加者はそれらを自由に行き来できるものとする。第2部は大ホールで全ての一般参加者が一堂に会し「るーみっく上映」「賞品授受」「閉会式」などを行う。
およそ半年という期間が今回の内容に対して妥当な準備期間であるように思う。今から準備をはじめれば春休みかゴールデンウィークあたりに開催できるだろう。予測される客層を考えると、春休みよりもゴールデンウィークの方がいくらか都合が良いと思われる。春休みは年度区切りなので、進学、就職、転勤などで忙しいかもしれないし、年度末なら社会人はもっと忙しい。また、前回の『上映会』は1998年5月3日開催であり、将来的な恒例化の布石としての意味も考えた。
もっとも、会場への申し込み時期を考慮するとこの日程は前後せざるを得ないかも知れない。実際には夏休みぐらいになる可能性もあるだろう。
東京都荒川区のサンパール荒川は『るーみっく上映会』や『らんまMLカルタオフ』などで使用されてきた会場である。サンパール荒川は上映ホールだけでなく会議室などを併設しているので今回の会場の条件を満たしている。また、今回の運営委員や参加者の多くに馴染みのあろう場所なので、企画の運営などに好都合である。おまけに、文化祭運営委員長(予定)の Kotachanさんはサンパール荒川を「るーみっくの聖地」にしたいと考えてるらしい(笑)。
会場は、第1集会室(洋室32名)、第2集会室(洋室50名)、第3集会室(洋室50名)、及び第4集会室(和室40名)を全日使用する。また、大ホールを午後だけ使用する。
# しかし、ちゃんと確保できる見込みはどの程度あるのかな? > Kotachanさん
kotachanさんの『るーみっくイベント企画書』を元に、『文化祭』当日イメージを記してみた。もちろん、細かいところはいい加減だし、アイデアもあまり入ってない。当然の事ながら、このイメージとおりにやって欲しいなどとは微塵も思ってない。サブ企画を追加したり削ったりしていくうちにずいぶんと異なるものが出来あがるだろう。運営委員会の諸君の手腕に大いに期待する。
いよいよ『文化祭』当日だ。地方から上京してきた人たちはホテルや知人宅に泊まっている。各企画の準備も整い、パンフも完成している。これらの輸送手段も確保してある。電子メールなどで、スタッフ用パンフは運営委員たちに事前配布されている。運営委員たちは、定められたドレスコードに身を包み、会場へ向かって出発する。
やがて、集合場所に運営委員たちが集まってくる。早朝から会場前に来ていた一般参加者らへの応対、挨拶、スタッフ用パンフの再配布、スタッフ証の配布、遅刻者などのフォローなどのタスクを処理した後に、スタッフ詰所、入場受付、そして各企画の小ホール(部屋)へと運営委員たちは展開する。連絡は携帯/PHS/内線を用いる。運営委員の電話番号やデフォールト配置はスタッフ用パンフに記されている。
運営本部(楽屋を使用することになるだろう)のスタッフは、進行管理と総合指揮、会場との応対、スタッフ荷物を管理、会場巡回、活動記録、予備人員の用意などのタスクを行う。もし当日スタッフの人数が多いならば、荷物置場&控室(休憩場所)を本部とは別に用意しておかなければならない。さもなければ、運営本部はスタッフの貯まり場になってしまい、オフラインチャットの場になってしまうのは容易に予想できる(笑)。
受け付けのスタッフはかなり忙しい。入場整理タスクは、既に来ている一般参加者や、ミニ即売会のサークル参加者らに応対する。必要ならば駐車場の管理も行う。雨天対策も忘れずに。もし可能ならパンフとは別に事前配布チラシで『文化祭』の案内などしておけば開場後の展開がスムースになるだろう。もしこの時点でアンケートなどを取るならば、筆記用具などの準備を忘れずに。受付準備タスクは、寄付金や贈答品の受け入れの準備をする。ある程度の見せ金があれば寄付収入の増加が見こめるだろう。パンフ配布の準備も済ませ、もし一般参加費が有料ならば釣銭用小銭を用意しておく。会場装飾タスクは、文化祭テーマポスターを掲示板に貼り、受付机の周辺を飾り立てる。このポスターはあらかじめ募集要項を作り公募しておけばいい。案内タスクは、案内板を持ち、適切な時刻に近隣の駅に向かう。案内板は公募ポスターを流用してもいいだろう(少し恥ずかしいかも知れないが…)。
それぞれのサブ企画は、搬入やレイアウトのタスクを行う。サブ企画担当の運営委員から当日スタッフらに対して段取りや規則などが説明される。後で一般参加者が入ってきたときにトラブルがないように人の流れなどを再シミュレートする。実際の会場でイメージすることはスムースな運営に必要不可欠だ。もし処理能力を超えるトラブルが予見されたときは速やかに運営本部に連絡する。
カルタ企画やクイズ企画やシンポジウム企画では、放送又はラジカセの音量チェックや座布団又は座席の配置を行う。順位表などの貼り出し物や筆記用具などは予め用意されており、それらの準備も怠り無い。参加者を記録するために受け付けもある。カルタ企画では「らんまMLカルタオフ」などの経験をもとに1プレイあたりの所要時間を見積もっておくこと。なお、シンポジウム企画は内容次第で客が来るか否かが大きく変動するので、事前にしっかりと考えておくこと。閑古鳥が「くぇー」と鳴くのが予想されるならば取り止めてもいいかも(おぃ。
ギャラリー企画でもグッズの搬入が行われる。それらは、ポスターファイルやグッズケースなどにあらかじめパッケージされている状態になっている。展示準備タスクである。あらかじめ用意されたレイアウトに沿ってグッズを展示していく。この段階でデジカメ撮影を行っておけば、WWWページなどで仮想ギャラリーを展示することも可能だろう。VTRを使うならそのセッティングも。
ミニ即売会企画は、机や椅子の搬入だけでなく、いわゆるサークル参加者の搬入のタスクも行われる。トラブルが無いように、しっかりと管理しなければならない。サークル配置図を入り口付近に貼り出す。「○○○です。11時に○○にいます」と書ける落書きコーナーを兼ねてもいい。
ネット体験コーナーではPCの搬入と電源のチェックを行う。あらかじめ各るーみっくWWWページのトップページなどをプリントアウトしておき展示しておく。研究成果などのページもまるごとプリントアウトし、より文化祭らしい雰囲気になる。搬入したPCの接続テストは環境次第で意外に時間が掛かるかも知れない。プリンターも用意しておけば一般参加者に親切だろう。なお、このサブ企画はチャット体験にも使用することができる。
開場時における一般参加者の数は恐らく百人前後だろう。ある程度の役職の人が正装して入場者に挨拶「いらっしゃいませ」をやると好印象を与えることができる(私がやりたひ♪)。受付ではパンフを配布し寄付金や贈答品を受けつける。ミニ即売会の参加サークル一覧やギャラリーの展示品目録やURLの一覧はパンフに掲載されるか挟まれている。カルタやクイズやシンポジウムの案内役は「何時に開始するか」を入場者らにアナウンスし、誘導する。誘導の為に…参加者数次第だが…ギャラリーやインターネット体験などのサブ企画の開始時刻を遅らせる(これらの企画は準備時間も少なくないしな)。
カルタやクイズは開始予定時刻直前には参加エントリーが混雑するものと予想される。十分なスタッフを用意しておくこと。
遅れて来場する一般参加者の為に、案内所にスタッフは交代しながら常駐する。金品を扱うので(そして退屈しのぎの為に)ペアで常駐するといいだろう。
同人誌即売会の案内は予めコンベンションパンフレットに掲載されていることが望ましいが、準備期間などの都合でそれが実現できない場合には、パンフに挟んで配布するか、即売会部屋の受付で配布するかして一般参加者を案内する。即売会運営自体には(準備時と撤収時を除き)それほどスタッフを投入する必要はないだろう。一般参加者ら(サークル参加を含む)への応対と案内の為に数人がいれば十分だ。
カルタは『らんま』の格闘歌カルタを使用する。カルタのスタッフには、この企画のノウハウを既に十分に積んでいる人が望ましい。このカルタ部屋への入退場は基本的に各プレイの合間に行われる。カルタ部屋の受付はしっかりと人数把握タスクをこなす。迅速な順位算出の為にどのような方式が最適かは事前準備の段階で考えられており、そのための種類なども用意されている。カルタの実際のプレイにおいては、各グループごとに一人のスタッフを用意し、てきぱきと事務処理がなされる。
クイズは『犬夜叉』を中心に出題される。これは、他の企画に『犬夜叉』ファンが参加できる余地が少ないことを理由としており、パンフにもしっかりと明記されている。場合によっては『犬夜叉』だけから出題する「犬夜叉検定」のようなものでも面白いかも。優勝者には「2000年度チャンピオン(名誉1級)」の称号をプレゼントしよう(笑)。スペシャルコーナーとしてマニアな超難解モードも用意しておけば、犬夜叉マニアの出番もあることだろう。
ネット体験では、PCの管理の為に何人かのスタッフが必要だろう。ローカル(キャッシュ)にWWWページのイメージをコピーしておけば通信費の節約につながるだろう。LANを組んでいるならばチャット体験を一般参加者に提供できるだろう。展示ページに興味を持った一般参加者にさまざまなWWWページを案内するためのレジメもパンフに挟まれている。
シンポジウムでは、何とかして気軽に発言できる雰囲気を醸し出さなければならない。必要ならば、一般参加者らにサクラを混入しておくといいだろう。インターネット体験コーナーと連動して、ファンの研究について論じるのも一案か。参加者の為に、無料ドリンクを用意しておけば客寄せに有効だ。
ギャラリーには、展示品の解説を行うスタッフの他に警備スタッフがいる。主に1980年代の『うる星』『めぞん』のグッズが中心に展示がなされる。BGMもそれに合わせたものにすること(落ち着いた曲がよろしいでしょう)。客層が高いのでスタッフは正装しているとエレガントだ(笑)。各サブ企画の賞品も展示されているといい。著名なファンのコレクションをVTRで流す。
椅子やテーブルは配置しないでおく。これは他のサブ企画へ一般参加者を誘導する上でも意味があることだ。逆に、各サブ企画のキャパを大幅に越える客数となったときの為に椅子やテーブルは密かに用意しておくこと(飲み物や紙コップも用意すべきか?)。
スタッフは、放送などを用いて、一般参加者らを大ホールに誘導する。
各サブ企画の賞品はメイン企画の会場(大ホール)へ移送し、そこで手渡すことにする。各サブ企画では撤収タスクを行う。但し、ギャラリーとネット体験に関してはその撤収タスクに要する時間しだいでメイン企画の上映中にも継続されててもいい(その時刻は掲示されているかパンフに掲載されているといいだろう)。もちろん、適切な時刻を見計らって撤収と清掃を開始すること。
ミニ即売会の撤収は意外に時間がかかるかも知れない。サークル参加の人tたちの協力は欠かせないだろう。
ギャラリーでは、一般参加者の追い出しを終えたら、目録との照合を行ないながら撤収する。
役割を終えた当日スタッフはその荷物をスタッフ荷物置場から引き取ること。これは閉会式終了後の混乱を減らす上でも必要なことである。
大ホールでは、まず3〜5分程度の「第1回上映会ダイジェスト」を上映する(笑)。そして、メイン企画であるるーみっく作品の上映を行う。西垣さん編集の「だっちゃ!」の上映も面白いかも。上映の合間などに、サブ企画での優勝者の発表や賞品の手渡しなどをやるといいだろう。要望の多い「うる星やつらオンリーユー」は外せないか否か?。
上映終了後には簡単なもので構わないから閉会式をやること。もちろん、拍手の為のサクラはあらかじめ用意しておくこと(笑)。
もし、メイン企画の後に立食パーティのようなもの(閉会式などを兼ねる)をやるなら、上映中に会場を用意しておくといい。もしどこかで打ち上げをやるならばその会場へ担当者を派遣しておくこと。
閉会式を含むすべて企画が終わったならば、スタッフを除く参加者たちを追い出しにかかる。残念なことに、会場のレンタル時間は決まっているのだ。追い出しの放送やアナウンスがなされる。スタッフは、上映会場での忘れ物チェックや清掃を開始する。
なお、ネット上でHNが知られているファンや主催者らに挨拶しようとする一般参加者も少なくないだろう。そういう立場の人たちは出口付近に配置し、退場者らに挨拶する。
各部屋をまわり忘れ物のチェック(特にスタッフの忘れ物!)を行う。会場運や周辺にデコレートしたものが回収される。会場(運営本部や受付周辺)の清掃や、駐車場へ荷物の搬送などがなされる。もし搬出量が多すぎるならば、小型トラックか何かで誰かの家へ物資をまとめて移送し、後日に元の所有者へ返還するようにすればスムースだろう。
おそらく、打ち上げをやっている時間的余裕はあまりないだろう。もしやるならば「午後○時に○○前に集合、内容は○○、会費は○○円」という形式なら実現可能かも知れない(荷物の輸送などの時間も見こんでおくこと)。コンベンション当日の例えば午後2時までに参加申込を受付に提出するようなシステムならば人数把握も楽だろう。
なお、一般参加者を交えてやるのか否かは真剣に考えること。これは運営委員の知人を集めるだけでとんでもない数に及んでしまうからである(事実上の宣伝形態を考慮すると、その数はコンベンション参加者の過半数に及ぶだろう!)。現実的なのは、当日スタッフの為の打ち上げだろう。
翌日が休日であるならば、遠方からの参加者も余裕を持って打ち上げに参加できるだろう。
運営委員の打ち上げは後日、反省会や会計清算や活動報告などの後にまた別に行う。
まだだよ♪
『文化祭』運営委員会の形式としては…もちろん人数にもよるが…基本的に『上映会』と同様の形式でよいだろう。ファンを取り巻く環境を考慮すると、やはりWWW関係者をメインメンバーとする構成にせざるを得まい。実際に運営委員らは前回のメンバーに何人かが加わった形式になることだろう。
『上映会』によって得た経験値などは、今回の『文化祭』で活かすことができるはずだ。『文化祭』では議事も準備も開催もよりスムースに行うことができ、現代的なコンベンションの雛型となるような運営をなすことができるだろう。るーみっく作品を広く啓蒙していくためにも、ファンの手によるコンベンションを継続して開催できる基盤を確立させていくことが重要だ。
ところで、事前準備にほとんど関与できない人たちをも運営委員として認めるべきか否かは、意見の分かれるところである。もちろん、当日スタッフやイラスト協力者や宣伝協力者として募集する分には問題ない。過剰な運営委員数のデメリットは、議事運営の遅延と、開催当日の一般参加者数とのバランスが悪くなることだ。若手の育成は運営基盤が確立してからの方がいいだろう。
『文化祭』には複数の企画が含まれているので、それらに関するスキルや実現能力を持った人材を中心に集めていくのがいいだろう。直感的な最適委員数は10〜15人ぐらいではなかろうか。さらに当日スタッフとして10〜20ぐらいが必要だろう。
後述する議事運営システムの為に、WWWやMLによる募集方法が必要かつ有効である。
# 一般参加者百人を集めるより、当日スタッフ百人を集める方が楽だったりする(笑)。
WWW掲示板上だけで議論&議決すると意思決定はなかなか進まない。『上映会』では開催日延期のおかげでこの問題はあまり目立たなかった。『文化祭』では、日程調整と進捗管理の為の掲示板、決定事項通知の為のWWWページ、質疑応答専用の掲示板及びチャットを用意する。日程調整掲示板でオフ会やチャットの日程を定めてそこで会議し、決定事項はすみやかに通知用ページに掲載され、会議に不参加だった委員らは質疑応答用掲示板で議決事項について質問あるいは確認することができる。
『上映会』のときの掲示板などをうまく流用すると宜しいでしょう。
予測される支出は、会場使用費126000円(部屋4つ(全日)22000円と大ホール(午後だけ)104000円)、机椅子借用費1万円程度(要調査)、資材費数千円程度、パンフ作成費1万円、企画準備費2万円、広告宣伝費数千円、通信費数千円などなどである。現時点でも、おおよそ18万円ぐらいが掛かるものと予測される。
収入は、出資及び寄付金を見込む。当座の資金は、前回『上映会』の未返還金の再出資要請によって十万円程度が十分に賄えるだろう(苦笑)。前回『上映会』では開催当日に\127669円の寄付金が集まった。今回も十数万円ぐらいの寄付金は見込めるだろう。
上映に関する著作権の問題により前回の『上映会』と同様に一般参加者の参加費は無料にする。会計状況予測次第では、サブ企画のミニ即売会のサークル参加も無料にできるだろう。
『上映会』参加者の半数以上が委員の知人のカテゴリに含まれる。その現状を見る限り、宣伝は事実上WWWページによるものがメインであった。また、雑誌やKAC会報による宣伝も行われ、それなりの効果が見られた。
『文化祭』でもやはりWWW上だけでなく広くファン全体をターゲットにする。もちろん事実上、WWWによる宣伝が費用対効果で優れており、それが主要な宣伝となるだろう。しかし、WWWアクセスできないファンの為に、冬コミで宣伝、アニメショップでのチラシ、同人誌に広告、アニメ雑誌に広告、KAC会報告知、あるいは新しい宣伝手法などを積極的に用いる。
WWW上だけでなく広くファン全体をターゲットにするために、決められることはどんどんと決めていかなくてはならない。さもなければ、宣伝開始がどんどんと遅れてしまう。
# 『文化祭』が5月開催ならば、『冬コミ(19991225)』で宣伝できる状態になっていること(手遅れか?)。『大阪の即売会』(200004上旬)や『るみけっと(20000423)』なども活用すること。そこで販売される同人誌に広告を載せてもらうにはどうしたらいいかを考えとくこと。
何をいつまでにやらなければならないかのタスク洗い出しは重要です。この洗い出しと整理こそが運営の鍵といっても過言ではありません。例えば、パンフレットに同人誌即売会の参加サークルを掲載することを考えましょう。『文化祭』前日までにパンフ印刷が終了している為にはいつまでに入稿しなければいけないか、その為にいつまでに編集しなければならないか、編集期間はどれだけか、いつまでにサークルの参加申し込みは完了してなければならないか、宣伝期間はどの程度必要か、いつまでに宣伝は開始されていなければならないか、いつまでにサークル参加申し込み要項は完成していなければならないか、いつまでに使用会場と参加サークル数が決定していなければならないか、いつまでにサブ企画として同人誌即売会を行うことが決定されていなければならないのか、そもそもいつまでに運営委員会が機能しはじめなければならないのか?。
『上映会』は基本的に上映のみだったので、スタッフの数は少なくとも十分に機能した。しかるに、『文化祭』では効率的な配置や指揮が重要になると思われる。各企画や受付などにどれだけの人員が必要かしっかりと把握しておかねばならない。各サブ企画の担当者は当日のお手伝いスタッフにどのようなタスクを割り当てて運用するかシミュレートしておくこと。
『上映会』では、礼状発送、映像記録頒布、会計報告などが滞った。その反省点を活かし、予想される問題点は予め討議しておくべきだろう。
WWWアクセスの普及によって表面化してきた多くのファンの存在とその交流量の増加を考えれば、参加者数200人程度を十分に想定することができる。この規模で『文化祭』の目標が達成されたならば、それはファンたちのみならず業者らに対しても十分なアピールを持ち、彼らの目をルーミックに向けさせる良いきっかけとなる。このことは運営委員会の各位に対して十分な動機付けとなると思うのだが、いかがだろう?(笑)。
運営委員会の編成について考えてみた。『文化祭』で何をやるのかの詳細次第でこの編成は変化していく。
事前準備段階では、最終決定と進捗管理をする委員長、実際の金銭を管理する会計担当、議事録と活動記録の担当、ウェブページ管理担当、雑誌などへの広告を出す宣伝担当、コンベンション内の各企画の担当、会場配置図とパンフ作成を行うパンフ担当、などが必要だろう。これらのうちのいくつかは兼任できる。同じく開催当日の段階では、委員長を補佐する副委員長や、入場整理、受け付け、苦情受付、警備、タイムキーパー、撮影記録、サービス係、交代要員なども必要になるだろう。
また、企画を実現するために専門の担当者が必要である。『文化祭』当日には当日だけのお手伝いスタッフを雇わなければ人手が足りないだろう。
1〜2人の運営委員と3〜6人の当日スタッフ。
2〜3人の運営委員と2〜3人の当日スタッフ。
1〜2人の運営委員と2〜4人の当日スタッフ。
1〜3人の運営委員と0〜3人の当日スタッフ。
1〜3人の運営委員と0〜3人の当日スタッフ。
2〜3人の運営委員と2〜5人の当日スタッフ。
まだだよ♪
まじめに読まないように(笑)
諸君、新しい世代のファンの手による第1回『ルーミック上映会』は無事に終了した。しかし、これはルーミックファンの新しい時代の幕開けに過ぎない。我々がルーミックを末永く楽しむ為に、我々が新たなファンと共に語り合う為に、我々はルーミックを広く啓蒙し、その交流の機会を我々の手で創り出して行かなければならないのだ!。
我らの集いは「ファンの交流とルーミックの啓蒙」を戦略目的としている。第1回『上映会』は手始めに「旧ファンの掘り起こし」を作戦目標としていた。それは十分に成功し、多くの個々たるファンは互いに同志を見出した。この邂逅ともいえる出会いを一時的なものに終わらせてはならない。我々は次のステップとして、ファンの手による集いを継続させる確固たる基盤を確立させねばならないのだ。
『文化祭』運営委員会は諸君の協力を欲している。自分はこう思うという意見だけでもいい。小さな力とて束ねれば大きな力となる。我らと共に我らが愛するルーミックに返礼しようではないか!。